Vraag 1: wat moet er veranderen en waarom?

De aanleiding voor een herinrichting is niet hetzelfde als de oorzaak. Een kantoor dat leeploopt is niet hetzelfde als een kantoor dat niet functioneert. Wie de werkelijke oorzaak kent, maakt betere inrichtingskeuzes.

Vraag 2: wie is de eindgebruiker en wat heeft die nodig?

Een ruimte wordt ingericht voor de mensen die er dagelijks gebruik van maken. Wie die mensen niet kent, hun werkwijze, hun voorkeuren en hun knelpunten, mist de meest waardevolle input voor het ontwerp.

Vraag 3: wat is het beschikbare budget en hoe flexibel is dat?

Een ontwerper die niet weet wat het budget is, kan geen realistische keuzes maken. Een opdrachtgever die zijn budget niet deelt, riskeert voorstellen die niet uitvoerbaar zijn. Wees vroeg en eerlijk over het budget.

Vraag 4: wat is de gewenste opleverdatum?

Inrichtingsprojecten hebben meer doorlooptijd nodig dan de meeste opdrachtgevers verwachten. Maatwerkmeubilair vraagt acht tot twaalf weken. Een volledig ontwerptraject meerdere maanden. Wie te laat begint, maakt compromissen.

Vraag 5: wie heeft er beslissingsbevoegdheid?

Niets vertraagt een inrichtingstraject zo effectief als onduidelijkheid over wie de uiteindelijke beslissingen mag nemen. Maak dit voor de start helder: wie is de eindverantwoordelijke opdrachtgever?

Wat je doet met de antwoorden

• Schrijf de antwoorden op en deel ze met alle betrokkenen.
• Gebruik de antwoorden als basis voor het programma van eisen.
• Toets elke belangrijke beslissing in het traject aan deze vijf antwoorden.
• Pas de antwoorden aan als omstandigheden veranderen en communiceer dat actief.