Het niet vernieuwen van een kantoor voelt als geld besparen. In werkelijkheid heeft een verouderd kantoor verborgen kosten die flink optellen. Talent dat afhaakt, productiviteit die wegloopt, een merk dat achterop raakt.
De zichtbare en onzichtbare kosten
De directe kosten van een verouderd kantoor zijn laag. Geen investeringen, geen projecten, geen gedoe. Maar de indirecte kosten zijn aanzienlijk en worden zelden in kaart gebracht.
Kandidaten die afhaken na een sollicitatiegesprek kost een organisatie gemiddeld meerdere duizenden euro's per vacature. Medewerkers die minder productief zijn door een slechte werkomgeving kosten cumulatief veel meer.
Vier verborgen kostenposten
- Talentverloop Mensen verlaten organisaties mede vanwege een werkomgeving die niet bij hen past.
- Productiviteitsverlies Slechte akoestiek, ergonomie en verlichting kosten dagelijks productiviteit.
- Wervingskosten Een kantoor dat kandidaten afschrikt vergroot de wervingskosten en verlengt de doorlooptijd van vacatures.
- Merkreputatie Een verouderd kantoor communiceert dat de organisatie niet bereid is te investeren.
Hoe je de businesscase maakt
De businesscase voor een herinrichting begint bij het in kaart brengen van de huidige kosten. Hoeveel vacatures staan er open? Wat is het gemiddeld verzuimpercentage? Wat is de medewerkerstevredenheid over de werkomgeving?
Vervolgens schat je de impact van een verbeterde werkomgeving op elk van die indicatoren. Zelfs conservatieve schattingen laten in de meeste gevallen een positieve return on investment zien binnen twee tot drie jaar.
Starten met de businesscase
- Inventariseer de huidige uitstroom en vraag exitinterviews naar de rol van de werkomgeving.
- Meet de gemiddelde bezetting van werkplekken en vergaderruimtes.
- Kwantificeer productiviteitsverlies door akoestische klachten of ergonomische problemen.
- Bereken de wervingskosten per gemiste kandidaat.
Tot slot
Conclusie
De vraag is niet wat een nieuwe kantoorinrichting kost. De vraag is wat een verouderd kantoor kost. Wie die berekening eerlijk maakt, ziet dat investeren in de werkomgeving vrijwel altijd rendabel is.
